QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN — HUP e-Document

I. QUY TRÌNH VĂN BẢN ĐẾN (IncomingDocument)

Quy trình xử lý văn bản đến gồm 11 trạng thái, từ tiếp nhận đến lưu trữ & hoàn thành, tích hợp chỉ đạo BGH, rà soát TC-HC, thu hồi và dấu "Đến".

Sơ đồ luồng

  ┌─────────────┐    ┌──────────────┐    ┌─────────────┐    ┌──────────────┐
  │ 5.2.1 Mới   │───▶│ 5.2.2 Đang  │───▶│ 5.2.3 Chờ   │───▶│ 5.2.4 Đang  │
  │ tiếp nhận   │    │ phân loại   │    │ chỉ đạo     │    │ xử lý       │
  └─────────────┘    └──────────────┘    └─────────────┘    └──────┬───────┘
                                                                       │
   ┌─────────────┐    ┌──────────────┐    ┌─────────────┐            │
   │ 5.2.5 Đã    │◀───│ 5.2.6 Đang  │◀───│ 5.2.7 Đã    │◀───────────┘
   │ vào sổ      │    │ chuyển tiếp │    │ chuyển tiếp │
   └──────┬──────┘    └──────────────┘    └─────────────┘
          │                 ▲                    │
          │     ┌────────────┘                    │
          ▼     │                                 ▼
   ┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐
   │ 5.2.8 Hoàn   │    │ 5.2.9 Đã    │    │ 5.2.10 Quá  │
   │ thành một    │───▶│ lưu trữ     │    │ hạn (cảnh   │
   │ phần         │    │             │    │ báo tự động)│
   └──────────────┘    └──────┬──────┘    └──────────────┘
                               │
                               ▼
                        ┌──────────────┐
                        │ 5.2.11 Đã   │
                        │ hoàn thành   │
                        └──────────────┘

Bảng trạng thái tổng hợp

Chi tiết từng bước

II. QUY TRÌNH VĂN BẢN ĐI (OutgoingDocument)

Quy trình xử lý văn bản đi gồm 14 trạng thái, 7 bước chính từ soạn thảo đến lưu trữ, tích hợp trưởng đơn vị duyệt, TC-HC rà soát, BGH lên lịch, ký số MPKI và thu hồi.

Sơ đồ luồng

  ┌──────────┐   ┌───────────────┐   ┌────────────┐   ┌────────────┐   ┌──────────┐
  │ 5.2.1    │──▶│ 5.2.2 Chờ     │──▶│ 5.2.3 Chờ  │──▶│ 5.2.4 Chờ  │──▶│ 5.2.5    │
  │ Nháp     │   │ trưởng ĐV    │   │ KT thể     │   │ phê duyệt  │   │ ký duyệt │
  │ (soạn)   │   │ duyệt        │   │ thức       │   │            │   │ (MPKI)   │
  └────┬─────┘   └───────┬───────┘   └─────┬──────┘   └─────┬──────┘   └────┬─────┘
       │  ▲ trả lại       │  ▲ trả lại      │  ▲ trả lại      │  ▲ từ chối      │
       │  └───────────────┘  └──────────────┘  └─────────────┘  └───────────────┘
       ▼
  ┌──────────┐   ┌───────────────┐   ┌────────────┐   ┌──────────┐
  │ 5.2.6    │──▶│ 5.2.7 Đang    │──▶│ 5.2.8 Đang │──▶│ 5.2.9    │
  │ Đã vào   │   │ nhân bản      │   │ chuyển     │   │ Đã lưu   │
  │ sổ       │   │               │   │ (điện tử/  │   │ trữ      │
  └──────────┘   └───────────────┘   └────────────┘   └──────────┘
                                         │
                                         ▼
                                   ┌──────────────┐
                                   │ 5.2.10 Đã   │
                                   │ chuyển tiếp │
                                   └──────────────┘

  Trạng thái phụ: Trả lại Văn thư (TC-HC) · Bị từ chối (mọi bước) · Hoàn thành một phần

Bảng trạng thái tổng hợp

Chi tiết từng bước

III. THÀNH PHẦN NGANG (áp dụng cả 2 luồng)

IV. CÁC VAI TRÒ THAM GIA QUY TRÌNH

Văn bản đến

Văn bản đi

V. PHÂN QUYỀN DỮ LIỆU (Row-Level Security)

Hệ thống áp dụng RLS theo đơn vị (unit_codes) và vai trò người dùng:

VI. TÍNH NĂNG HỖ TRỢ

• OCR tự động: upload file → nhận dạng → điền form + lưu ocr_content.
• Tìm kiếm toàn văn trên trường ocr_content.
• Email Outlook (Microsoft Graph) thay thế Core.SendEmail — tiết kiệm credit.
• Nhắc hạn tự động: workflow deadlineReminder cảnh báo VB sắp/quá hạn.
• Audit Log: documentAuthorization + logDocumentChange ghi nhận mọi thao tác.
• Workflow Timeline: hiển thị tiến trình VB dạng timeline trực quan.
• Lưu trữ Cloud OneDrive: backupAttachmentsToCloud — tiết kiệm dung lượng.
• Ký số MPKI VGCA: dấu thời gian + watermark + đóng dấu trên PDF.
• Realtime: subscription cập nhật trạng thái VB tức thời cho mọi người dùng.